Правила выбора свадебного координатора

Сложно поспорить с тем, что предсвадебные хлопоты — чуть ли не самые приятное время в жизни любой девушки. Но как же, все-таки, тяжело контролировать весь процесс подготовки к свадьбе, сколько усилий и эмоций он отнимает! И совершенно справедливо, что многие невесты часто мечтают о помощнике, который сможет взять на себя часть забот и ответственности. Таким человеком может стать свадебный координатор или распорядитель.

Как выбрать свадебного координатора

Внимательно присмотритесь к своему окружению. Есть ли среди ваших подруг/коллег/приятельниц, готовых помогать вам с подготовкой к свадьбе кто-то:

— кто уже знаком с event-индустрией;

— кто работает менеджером по организации корпоративных мероприятий;

— кто занимает руководящие должности на работе, и успешно с этим справляется;

— возможно, есть бывшие невесты, которые уже прошли все этапы подготовки к свадьбе и представляют себе всю «кухню» изнутри;

— ну, или есть просто кто-то, очень организованный, четкий, пунктуальный и ответственный.

Такой человек обязательно найдется в вашем окружении! И именно его помощь и понадобится вам для организации свадебного дня!

Если так случилось, что среди ваших знакомых нет подходящей кандидатуры на должность координатора, можно обратиться в свадебное агентство. При выборе координатора в агентстве необходимо учесть:

— опыт работы координатора в свадебной индустрии;

— портфолио работ координатора;

— отзывы от счастливых молодожен о работе координатора;

— степень ответственности координатора;

— личные качества координатора.

О чем необходимо рассказать координатору

Итак, вы выбрали координатора. Теперь нужно обдумать, как правильно поставить перед ним цели и задачи. Профессиональный координатор задаст правильные и наводящие вопросы сам! Этот человек будет вашими глазами и руками в день свадьбы, поэтому он должен очень четко представлять себе, какое торжество вы хотите!
Координатору необходимо контролировать всех подрядчиков, включая декораторов, поэтому, подробно опишите какую картинку перед собой представляете. А лучше нарисуйте эскизы основных зон, которые будут декорировать. Если художество не ваш конек, не беда. Выберите из фотографий, отобранных при подготовке к ашей свадьбе, по 1-2 фото к каждому элементу декора и подробно распишите координатору, как вы представляете себе каждую деталь свадебных декораций!

Обязательно съездите в банкетный зал вместе с вашим координатором. Пообщайтесь вместе с ним с менеджером ресторана, ещё раз обсудите все моменты, которые могут касаться свадьбы.

День «Х»

Ну вот, мы с вами обсудили все детали и подводные камни, которые могут повстречаться в день свадьбы. Выбрали координатора и вооружили координатора полным пакетом необходимой для него информации… и настал день «X»!

Как же координатору правильно выстроить работу всех подрядчиков в день свадьбы?

В обязательном порядке необходимо составить тайминг мероприятия – это подробный план дня с привязкой всех событий ко времени. Это нужно для того, чтоб координатор владел всей необходимой ему информацией о вашем свадебном дне и четко представлял себе, кто, где и в какое время должен работать.

Также необходимо предоставить координатору все контакты сторонних подрядчиков, которые связаны с проведением свадьбы.

Это могут быть:

— стилист/визажист;

— фотограф;

— видеооператор;

— транспортная компания;

— флористы-декораторы;

— менеджеры ресторана в котором будет проходить банкет.
Расскажите координатору основные моменты договоренностей, а именно:

— кто, во сколько и куда должен приехать;

— что привезти или что сделать;

— стоимость услуг организаторов, какая часть этих услуг оплачена, кто и когда будет осуществлять полный расчет.

Даже профессиональным координаторам бывает трудно рассчитать точный тайминг-план свадебного дня. Но у профессионалов есть неоценимое преимущество — опыт. Кроме того, у свадебных агентств есть наработанные годами базы «проверенных» подрядчиков, которые могут не только сориентировать по времени, но выполнить работу на высшем уровне.

И еще один важный совет: закладывайте побольше времени на все! Пусть лучше ваши подрядчики сделают все раньше, чем не успеют или будут что-то доделывать в впопыхах при собирающихся гостях.

Координатор в течение всего свадебного дня должен четко следить за временем и сопоставлять выполнение работ намеченному плану. Так же необходимо регулярно напоминать всем подрядчикам о том, сколько времени у них осталось до окончания какого либо этапа работ. Возможна ситуация, когда вы не рассчитете свои силы и в реальности все ваши грандиозные задумки не смогут воплотиться.

На этот случай у вас должен быть «план Б». Т.е. необходимо заранее в списке миллиона пунктов вашего свадебного дня расставить приоритеты. Чтобы в случае, когда координатор видит, что подрядчики реально не успеют сделать все то, что запланировано, то он переключает все внимание на самое важное! Если останется время, то произойдут и все менее важные запланированные события. Если времени не станется — ничего страшного, ведь самое главное сделано. И сделано хорошо. Вот основная миссия координатора — правильно распределить силы и время на выполнение поставленной задачи!